Dernière mise à jour : 16 janvier 2024
Groupe SR reconnaît l'importance de protéger les renseignements personnels des employés, des clients, des partenaires commerciaux et de toute autre personne dont nous recueillons des données conformément à la Loi 25 (Loi 64) sur la protection des renseignements personnels au Québec. Nous nous engageons à respecter les principes de confidentialité, de sécurité et d'intégrité des renseignements personnels dans toutes nos activités.
Collecte et utilisation des renseignements personnels
1.1. Renseignements des Employés : Lors de l'embauche, nous collectons les renseignements suivants des employés : nom, prénom, numéro d'assurance sociale (NAS), date de naissance, adresse courriel, adresse postale, coordonnées en cas d'urgence et un spécimen de chèque. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à des fins spécifiques et nous obtenons le consentement approprié des personnes concernées avant toute collecte, utilisation ou divulgation de leurs renseignements personnels.
1.2. Durée de Conservation : Une fois le profil créé dans le service de paie, nous supprimons de tous nos systèmes les NAS et les spécimens de chèque. Les autres données sont conservées électroniquement dans le dossier des ressources humaines (RH) centralisé. Ces données sont définitivement détruites un an après la fin de l'emploi.
1.3. Renseignements des Clients : Pour nos clients, nous collectons le nom, le prénom, l'adresse, l'adresse courriel, le numéro de téléphone, et, dans certains cas, la carte d'identification. Ces renseignements sont gardés dans nos archives avec un niveau élevé de protection.
1.4. Consentement à la Collecte, à l'Utilisation et au Partage de Renseignements Personnels :
En utilisant nos formulaires en ligne (ex. : Bon de commande; Nous joindre; Carrière), vous consentez à la collecte, à l'utilisation et au partage de vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités professionnelles. Nous ne divulguerons les renseignements personnels à des tiers que dans les cas autorisés par la loi, avec le consentement de la personne concernée ou lorsque cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles ou légales.
Ce consentement est essentiel pour nous permettre de vous servir, de répondre à vos besoins et de respecter nos obligations légales.
1.5. Collecte Limitée aux Renseignements Nécessaires :
Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels strictement nécessaires à nos activités. Ces renseignements peuvent inclure, mais ne se limitent pas à, votre nom, prénom, adresse, coordonnées de contact, informations sur l'emploi, données financières et tout renseignement pertinent pour nos services.
Lors des transactions financières, nous collectons les renseignements de la carte de crédit. Ces renseignements de carte de crédit sont uniquement utilisés pour le paiement et sont immédiatement détruits après la transaction.
Conservation et sécurité des renseignements personnels
2.1. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, conformément aux exigences légales et aux politiques internes de conservation des données.
2.2. Nous avons mis en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, utilisation abusive, divulgation, altération ou destruction. Ces mesures comprennent des contrôles d'accès physiques, des procédures de sécurité informatique, des politiques de confidentialité et la formation de notre personnel sur les questions de sécurité et de confidentialité.
Transparence sur nos Pratiques et Obligations
3.1. Nous nous engageons à être transparents sur nos pratiques en matière de confidentialité et à respecter nos obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. Cela inclut la communication de l'utilisation prévue de vos données et le respect de toute demande de votre part concernant l'accès ou la correction de vos renseignements personnels.
Accès et correction des renseignements personnels
4.1. Nous permettrons aux personnes concernées d'accéder à leurs renseignements personnels détenus par l'entreprise, et nous traiterons toute demande de correction ou de mise à jour de manière diligente, sous réserve des restrictions légales applicables.
Responsabilité et conformité
5.1. Nous avons désigné deux personnes responsables de la protection des renseignements personnels au sein de l'entreprise et nous veillerons à ce que tous les employés soient informés de leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
5.2. Nous nous engageons à respecter toutes les exigences légales en matière de protection des renseignements personnels et à collaborer avec les autorités de réglementation compétentes en cas d’enquête ou de violation présumée des renseignements personnels.
Formation et sensibilisation
6.1. Nous offrirons une formation et une sensibilisation régulières à nos employés sur les pratiques de protection des renseignements personnels, les obligations légales et les politiques internes applicables.
Révision de la politique
7.1. Cette politique sera régulièrement révisée et mise à jour pour refléter les évolutions légales, technologiques et organisationnelles pertinentes. Nous vous tiendrons informé(e) de tout changement significatif apporté à cette politique.
Contacter les représentants en cas de besoin
Si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous souhaitez signaler un incident lié aux renseignements personnels ou demander la suppression d'informations de votre dossier, veuillez adresser votre demande à Mme Manon Gagnon au rp@groupesr.ca.
La Direction